Freitag , 27 Mai 2016
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Archivboxen – die effizienten Helfer für Ordnung im Büro

Archivboxen – die effizienten Helfer für Ordnung im Büro

Ordnung im Büro ist ein heikles Thema. Natürlich ist sie wünschenswert. Ein Mitarbeiter, der für seine Unterlagen und Arbeitsmaterialen ein funktionierendes System gefunden hat, macht damit auch deutlich, dass er in der Lage ist, sich selbst zu organisieren. In vielen Unternehmen gehört es sogar zur Firmenpolitik, dass die Mitarbeiter am Ende eines Arbeitstages einen aufgeräumten und möglichst leeren Schreibtisch hinterlassen.

Allerdings sieht es in der Praxis häufig anders aus. Überladene Schreibtische und eine Ablage, die zu regelmäßigem Suchen zwingt, sind nicht die Ausnahme, sondern fast die Regel. Auch die Effizienzideen der Chefs oder eine Clean-Desk-Policy helfen dagegen meist nicht. Im Zweifelsfall verschwindet das Chaos zunächst in einem Aktenschrank. Das papierlose Büro hat sich bis auf weiteres als eher utopische Idee erwiesen. Die Kehrseite ist, dass die Ablage ohne System oft genug auch Stress erzeugt. Hand aufs Herz: Wie oft suchen Sie im Büro zunächst erfolglos nach einem Dokument oder einem Vorgang? Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, ob eine moderne Archivbox hier eine Lösung für Ihre Aufbewahrungsboxen ist?

Archivboxen – die effiziente Alternative zum traditionellen Ordner

Eine wichtige Frage ist hierbei jedoch auch, ob Sie im Büro das richtige und für Sie persönlich optimale Ordnungssystem verwenden. Üblich ist, dass Dokumente, sobald der Vorgang abgeschlossen ist, in einen Ordner wandern. Die Betonung liegt dabei oft auf „später“ oder „irgendwann“. In der Hierarchie der Aufgaben, die während der Arbeitswoche zu erledigen sind, steht die Ablage meist auf der letzten Stufe. Zudem ist das Sichten und Sortieren der Papiere zeitaufwändig. Auch, wer für die Strukturierung seiner Arbeit eine Priorisierungstechnik nutzt, kommt deshalb bei der Bewältigung der Dokumentenflut oft nicht wirklich weiter.

Falls es Ihnen auch so geht – was sehr wahrscheinlich ist: Haben Sie schon einmal über Alternativen zum traditionellen Ordner nachgedacht? Über eine Archivierung, die Sie zeitnah und direkt während des Arbeitsprozesses erledigen können. Archivboxen sind eine hervorragende Möglichkeit dafür. Wenn Sie für sich und Ihren Arbeitsbereich mit modernen Ablageboxen das passende System entwickeln, verhindern Sie das Chaos im Büro schon, bevor es überhaupt entstehen kann. Sie gewinnen Zeit für wichtigere Aufgaben, minimieren Stress und auch Ihr Chef wird sich vermutlich über Ihre strukturierte Arbeitsweise freuen.

Was eine moderne Archivbox leisten kann

Archivboxen können für Ihr persönliches System und Ihre Ordnung im Büro zahlreiche Aufgaben erfüllen. Im Idealfall erleichtern Ihnen die Ablageboxen nicht nur die Arbeit an einem laufenden Vorgang, sondern nehmen Ihnen auch eine spätere Dokumentensichtung ab. Die Archivbox sorgt in diesem Fall dafür, dass sich Ihre Unterlagen von vornherein an einem Ort befinden, der später auch zur permanenten Archivierung dient oder mit einem Griff dorthin befördert werden können. Noch besser ist natürlich, wenn Sie mit Hilfe der Archivbox das System Ihres Archivs direkt auf Ihren Schreibtisch übertragen. Mit einem traditionellen Ordner ist das ausgeschlossen – eine moderne Archivbox bietet Ihnen auch diese Möglichkeit.

Dokumenten-Aufbewahrung ist eine Herausvorderung

Ablageboxen von Rotho – praktisch, effizient, ästhetisch

Vielleicht schauen Sie sich mit dieser Idee im Hinterkopf einmal die Archivboxen von Rotho an. Die Archivboxen des Schweizer Herstellers wurden speziell für moderne Büros entwickelt. Zum Office-Sortiment von Rotho gehören nicht nur die traditionellen Stapelschalen für den Schreibtisch, sondern zahlreiche andere Modelle. Neben Ordnungssystemen für Papiere gibt es auch passende Ablageboxen für alle anderen Utensilien im Büro – beispielsweise für Stifte oder Druckerzubehör, aber auch die 1.000 kleinen Dinge, die im Arbeitsalltag wichtig sind.

Bei einer Archivbox im Büro steht natürlich optimale Funktionalität im Vordergrund. Erhältlich sind die Boxen in verschiedenen Größen und mit unterschiedlichen Tiefen. Natürlich sind sie stapelbar. Transparenter Kunststoff sorgt dafür, dass Sie auch visuell nicht den Überblick verlieren. Design und Funktionalität gehen bei den Rotho Archivboxen ineinander über. Moderne Büros präsentieren sich oft puristisch und wirken durch die Beschränkung auf das Wesentliche sehr ästhetisch. Eine Archivbox von Rotho fügt sich hier nahtlos ein.

Archivboxen an der Schnittstelle von analoger und digitaler Welt

Dass die analoge Welt – also viel Papier – im Büro Beharrungsvermögen zeigt, wissen Sie sicher selbst am besten. Der traditionelle Aktenordner wurde bereits 1908 – übrigens in der Schweiz – erfunden und erfreut sich seitdem ungebrochener Beliebtheit. Wie effizient und komfortabel er in der Praxis ist, steht auf einem anderen Blatt. Auch wenn ein erprobtes System für die Ablage vorhanden ist, bleibt eine der Haupttätigkeiten in rein analogen Archiven permanentes und natürlich zeitaufwändiges Suchen.

Die Archivboxen von Rotho bieten auch in dieser Hinsicht eine effiziente Lösung. Eine solche Archivbox ermöglicht mit Hilfe von QR-Codes und einer Smartphone-App eine intelligente Online-Archivierung. Zum Teil werden die Aufbewahrungsboxen bereits mit einem APPMYBOX-Lösung Etikett – also mit einem QR-Code – angeliefert, alternativ lassen sich die Aufkleber auch nachträglich bestellen. Zum digitalen Archivierungssystem von Rotho gehört außerdem eine kostenlose App, die Sie aus dem Onlineshop des Herstellers auf Ihr Smartphone laden. Auch das System für die Archivierung Ihrer Unterlagen – also digitale Ordner – legen Sie direkt auf Ihrem Smartphone an: Durch des Scannen des QR-Codes einer Box fügen Sie einen neuen Artikel in Ihre Archivierungsliste ein. Informationen zum Inhalt speichern Sie direkt online ab. Optional fotografieren Sie die Papiere, die in der Box enthalten sind und erhalten eine digitale Dokumentation des Inhalts. Ein positiver Nebeneffekt: Um einen beliebigen Vorgang einzusehen, müssen Sie nicht persönlich im Büro präsent sein. Wenn Sie die Originaldokumente benötigen, reicht das Aufrufen der Unterlagen auf dem Smartphone aus, um die entsprechende Box zu finden. Mit diesen Funktionalitäten macht eine Rotho Archivbox nicht nur Ihren Arbeitsalltag leichter, sondern besetzt auch eine wichtige Schnittstelle zwischen analoger und digitaler Arbeit.

Archivboxen

 

Wie Sie eine solche intelligente Box verwenden

Wie Sie Ihr Büro mit Hilfe der Rotho Archivboxen organisieren, bleibt natürlich trotzdem Ihnen überlassen – schließlich muss ein funktionierendes System zu seinem Verwender passen. Hier geben wir Ihnen ein mögliches Anwendungsbeispiel für die intelligenten Archivboxen aus dem Hause Rotho, das dabei hilft, verschiedene Projekte zu verwalten:

– Aktuelle, noch nicht bearbeitete Unterlagen werden zunächst einer dafür bestimmten Box oder in Stapelschalen abgelegt, die keinen Code erhalten.

– Neben Ihrem Schreibtisch befindet sich eine Archivbox für jedes Projekt, mit dem Sie aktuell beschäftigt sind. Sie sind bereits mit einem APPMYBOX Etikett versehen. Bearbeitete Dokumente werden fotografiert, mit einer Inhaltsangabe versehen und in der jeweiligen Box „gespeichert“.

– Sobald ein Vorgang abgeschlossen ist, wird die Box für die Dokumente des Projekts im Archiv verwahrt.

Unser Fazit:

Mit solchen intelligenten Ablageboxen sorgen Sie für Ordnung im Büro und sparen dabei mehrere Arbeitsschritte ein. Das Sichten, Sortieren und Abheften von Unterlagen und auch Ordner völlig überflüssig. Ihre Archivierung nehmen Sie direkt auf dem Smartphone vor – zeitlicher Aufwand ist damit kaum verbunden. Außerdem gewinnen Sie durch die Ablageboxen Flexibilität, da Ihnen Ihre Arbeitsunterlagen durch die digitale Dokumentation an jedem Ort und zu jedem Zeitpunkt zur Verfügung stehen.

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